كيف ترد على إيميل رسمي؟

ربما في سنوات دراستك قد اضطررت للرد على الإيميل، أو حتى كنت موظفًا جديدًا في شركة، فقد تبحث عن طريقة للرد على الإيميل التي تعد مهارة من أهم المهارات التي عليك تعلمها والدراية الكاملة بها، حتى تظهر محترفًا أمام عملائك.

انتقل الآن إلى كورس كتابة إيميل احترافي من هنا

كيف ترد على إيميل رسمي؟

والرد على الإيميل بطريقة صحيحة يضمن لك التواصل بطريقة فعالة واحترافية التي تظهر بأكثر من طريقة صورتك المهنية، وقدراتك على التواصل الفعال والاحترافي مع من حولك.
وفي هذا المقال ستعرف طريقة الرد على إيميل رسمي التي يمكنك بها الرد على إيميلاتك بصورة رسمية، فقط كل ما عليك هو متابعة السطور القادمة، مع اتباع الخطوات.

1. فهم محتوى الإيميل

الخطوة الأولى في طريقة الرد على إيميل رسمي هي فهم محتوى الإيميل الوارد بالتفصيل، ومعرفة الغرض منه حتى يمكنك الرد عليه بطريقة صحيحة ومفصلة. 
لذا اقرأ الرسالة أو البريد الوارد بعناية، بعدها عليك التركيز على النقاط الرئيسة والمتطلبات الموجودة داخل الإيميل. 
بعدها تحقق من أنك تفهم تمامًا كل ما ورد داخل الرسالة وفهم أي توجيهات أو معلومات ذات صلة، وإذا كان يوجد أي جزء من الإيميل غير واضح، فقد يكون من المفيد تدوين ملاحظاتك أو النقاط التي تحتاج إلى مزيد من التوضيح، لإرسالها فيما بعد مع طلب للتوضيح.

2. الحفاظ على النغمة الرسمية

فعند الرد على الإيميل، عليك اتباع اللغة الرسمية المستخدمة في طريقة الرد على إيميل رسمي، فواجب أن تكون اللغة واضحة وسليمة ودقيقة ولا تحمل أكثر من معنى، ولا تحمل معاني متوارية كذلك.
أما عن الأسلوب، فواجب عليك استخدام أسلوب واضح ودقيق ومحترم، مع الابتعاد عن اللهجة العامية في طريقة الرد على إيميل رسمي.
عليك كذلك الحفاظ على الألقاب، فدومًا عليك البدء بـ"عزيزي/عزيزتي [الاسم]" أو "السلام عليكم" حسب السياق، وتجنب استخدام عبارات غير رسمية مثل "مرحبًا" أو "أهلًا".
فذلك الأسلوب يحافظ على مساحة رد آمنة بينك وبين الطرف الآخر، ما يجعلك مصدر احترام وثقة عنده.

3. تقديم إجابة واضحة ومباشرة

عند الرد على إيميل رسمي عليك أن ترد ردًّا واضحًا ومباشرًا ولا يحوي أي مجال للتنبؤ أو التخمين، فيجب أن تكون استجابتك واضحة ومباشرة، تشمل كل النقاط التي وردت في الإيميل، فإذا كان يحوي عددًا من الأسئلة، فعليك الرد عليها كلها، بوضوح ودقة، ومعالجة جميع الأسئلة.

فإذا تضمن استفسارًا فواجب عليك الرد بالتوضيح المباشر، ولو تضمن الإيميل إدراج عدد من الطلبات، فأدرج جميع الملفات المطلوبة منك في الإيميل، مع التركيز على النقاط الأساسية.

4. التأكيد على استلام الرسالة

من المهم في بداية ردك على أي شخص التأكيد على استلام رسالته في بريدك الوارد، مع استخدام عبارات كـ"شكرًا على تواصلكم" أو "أشكركم على الإيميل".
تلك العبارات التي تظهر للطرف الآخر احترامك له ولوقته، وهو ما يعزز في النهاية التواصل الفعال بينك وبينه.

5. التعامل مع الطلبات والتساؤلات

في حالة تضمن الإيميل تساؤلات أو عددًا من الطلبات فقط عليك الإجابة بدقة ووضوح كافيين، فهدف المستقبِل هنا هو الحصول على رد شافٍ له، يحوي إجابات لكل تساؤلاته التي أرسلها لك، فواجب عليك تضمينها في طريقة الرد على إيميل رسمي.
وعليك تجنب الرد على عدد من الأسئلة دون غيرها، فعليك تضمين الإجابات عن كل التساؤلات المطروحة، وفي حالة كونك بحاجة لمزيد من الوقت للتفكير والرد فقط عليك طلب ذلك في الإيميل، اطلب من الطرف الآخر الحصول على وقت أكبر للتفكير في الأمر وإرسال الرد النهائي في إيميل آخر، وهو ما يظهرك كثر احترافية، لكن لا تنسَ أن تحدد موعدًا نهائيًّا لإرسال ردك عليه.

6. تضمين التفاصيل الضرورية

في طريقة الرد على إيميل رسمي، تحقق في ردك من تضمين جميع التفاصيل الضرورية التي قد تكون مطلوبة، فإذا كنت تشارك معلومات أو مستندات مهمة أو أوراقًا مطلوبة، فأرفقها بطريقة صحيحة، واشرح بوضوح ما هذه المرفقات والغرض منها.

وعليك أن تتحقق من أن جميع الروابط تعمل بطريقة صحيحة، وأن المستندات المرفقة متوافقة مع كل ما طلب منك في الإيميل الرسمي على بريدك الإلكتروني.

7. استخدام لغة احترافية

اللغة التي تستخدمها في طريقة الرد على إيميل رسمي، يجب أن تكون احترافية وغير عامية، فالإيميل الإلكتروني وسيلة للتواصل الاحترافي (البروفيشنال) والرسمي، فاللغة لا بد أن تكون خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية.

وراجع الرد جيدًا قبل إرساله، وتحقق من صحة اللغة والنحو، ودقق ما أرسلته جيدًا، فاستخدام لغة احترافية يعزز مصداقيتك ويظهر احترافيتك في التواصل، ما يظهرك أكثر احترافية.

8. إدارة توقيت الرد

الوقت الذي تستغرقه في الرد على إيميل رسمي مهم للغاية، لذلك فمن الأفضل لك الرد في أقرب وقت ممكن بعد استلام الإيميل، خاصة إذا كان الأمر يحتاج منك إلى التدخل السريع والفوري ويتطلب استجابة سريعة.
فتأخير الرد يمكن أن يؤدي إلى فقدان فرص مهمة، كتفويت فرصة الحصول على وظيفة مرموقة، أو ضياع فرصة للترقية، أو حتى تفويت معاد سفر، كما يمكنه أن يظهرك غير مهتم، فإذا كنت بحاجة إلى وقت إضافي، أبلغ المرسل بموعد تقديري للرد النهائي.

9. التحقق من المعلومات

قبل إرسال ردك في الإيميل، تحقق دومًا من جميع المعلومات الواردة، فراجع البيانات والحقائق للتحقق من دقتها، وتجنب تقديم معلومات غير صحيحة أو غير معروف مصدرها، فالتحقق من المعلومات دومًا يساعد في تجنب الأخطاء ويعزز الجانب الآخر من مصداقيتك.

10. إنهاء الإيميل بطريقة لائقة

عند إنهاء الإيميل أو في آخر الرسالة في طريقة الرد على إيميل رسمي، استخدم عبارة ختامية مناسبة كـ"مع خالص التقدير" أو "أطيب التحيات". وعليك التحقق من تضمين اسمك وتفاصيل الاتصال الخاصة بك في نهاية الرسالة، فهذا يعزز احترافيتك ويسهل على المتلقي الرد والتواصل معك إذا لزم الأمر.

11. التحقق من التنسيق

تحقق من أن تنسيق الإيميل احترافي ومنظم وظاهر للكل بطريقة مرتبة، مع استخدام خطوط واضحة وحجمها مناسب، وتجنب استخدام الألوان أو التنسيقات غير الضرورية التي قد تظهرك بمظهر غير احترافي، وعليك كذلك تنسيق الإيميل جيدًا، ما يجعل القراءة أسهل ويعزز احترافية ردك في طريقة الرد على إيميل رسمي.

12. متابعة الرد

أحيانًا، تحتاج إلى متابعة الرد إذا لم تتلقَ استجابة بعد مدة من الوقت قد تكون طويلة للغاية، أو غير معتادة، ففي هذه الحالة يمكنك إرسال رسالة متابعة بلغة لطيفة ومهذبة للتذكير بالموضوع. 
وتحقق من الحفاظ على نغمة محترمة ومهنية في رسالة المتابعة، فهذه الرسالة فقط الغرض منها التنبيه بالرسالة أو الإيميل الذي أرسلته من قبل، فعليك أن تكون ودودًا وتجنب أن تحمل تلك الرسالة أية لغة حادة، أو صيغة أمر تجعل المتلقي مستاء من أسلوبك.

13. مراجعة الرد قبل الإرسال

أخيرًا، عليك عزيزي القارئ مراجعة ردك بعناية قبل إرسالها للطرف الآخر، عليك كذلك التحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية، مع التحقق من وضوح الرسالة ومهنيتها وصورتها النهائية في قالب احترافي.
فالإيميل الاحترافي في النهاية يعزز قدراتك على التواصل الرسمي بفاعلية، وردودك على الإيميل أيضًا من أهم الأدوات التي تجعلك قابلًا للتطور المهني في مجالك، وتساعدك كذلك في تعزيز الاحترافية وتحقيق نتائج إيجابية في مجال عملك.